Agent ou agente d’administration
Présentation du CIDIS
Le CIDIS est un centre universitaire interdisciplinaire contribuant à l’amélioration de la santé mondiale, particulièrement avec et pour les populations les plus vulnérables. En mobilisant les experts et apprenants, le CIDIS met en œuvre des projets d’appui au développement international et local en santé qui favorisent le partage des connaissances. De plus, par nos approches innovantes, nous offrons aux étudiants, professionnels et divers experts interdisciplinaires, des opportunités de formation, de recherche et d’engagement social dans le domaine de la santé.
Le CIDIS, jeune organisation formée d’une équipe de professionnels enthousiastes et solidaires, est en période de recrutement. Nos bureaux sont situés au Campus de Longueuil avec un accès direct au Métro Longueuil-Université.
Nos horaires sont flexibles et la conciliation famille-travail est dans notre ADN tout comme le plaisir à travailler en équipe autour des enjeux liés au développement international en santé. Nous offrons également un programme de télétravail régulier entre 1 et 3 journées par semaine.
Mandat
Le comité de direction du CIDIS est à la recherche d’une personne qui accomplira diverses tâches administratives et de secrétariat. Elle travaillera en étroite collaboration avec la directrice des opérations et des partenariats ainsi qu’avec l’équipe chargée de projets internationaux
Responsabilités principales :
- Soutien à l’équipe de direction et à l’équipe chargée de projets internationaux :
- Organisation des missions à l’international (achats de billets d’avion, assurances, visas, etc.)
- Soutien à l’accueil de délégations étrangères dans le cadre de mission au Canada
- Gestion de l’agenda pour les rencontres et activités
- Soutien logistique pour l’organisation d’événement (ex. réservation salle et d’équipement)
- Production, mise en page et révision de divers documents en s’assurant de la qualité de la langue française et de la présentation visuelle (rapports, correspondances etc.)
- Gestion documentaire : tenir à jour le système de classement des dossiers électroniques
- Préparation des dossiers pour les différents comités et rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus
- Achats de matériel pour le bureau
- Soutien dans la gestion budgétaire du CIDIS et des projets en cours:
- Suivi et révision des feuilles de temps des employés et experts
- Élabore les rapports de dépenses lors de mission
- Effectue l’entrée de données dans le système comptable (SOFE) : demandes de paiement, document d’achats, demande de personnel, ajustement financier.
- Assiste la personne responsable dans la préparation des rapports financiers trimestriel des projets et des budgets
- Tient à jour la comptabilité des différents budgets
- Vérifie les pièces justificatives et s’assure de leur conformité selon les exigences des normes
- Collabore à l’élaboration du budget opérationnelle du centre (Excel)
- Communications :
- Gestion des comptes de réseaux sociaux, infolettre et du site web : publication des nouvelles, diffusion de photo de projets, etc.
Compétences recherchées
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel
- Très bonne maîtrise de la langue française écrite et parlée
Atouts
- Connaissance des technologies de l’information et de la communication, notamment les réseaux sociaux
Qualités recherchées
- Avoir de bonnes capacités pour le travail d’équipe, être autonome et avoir le sens de l’initiative
- Discrétion, sens éthique poussé, rigueur et professionnalisme
Qualifications requises
- Diplôme d’études secondaires
- 5 ans d’expérience dans un poste semblable
Conditions du contrat :
- 35 h/ semaine possibilité d’horaire flexible
- Début du contrat : 6 mars 2023
- Travail format hybride : en présentiel et en télétravail
- Salaire déterminé selon l’échelle salariale de l’Université de Sherbrooke :
Classe 9 – Taux horaire : 26,64 $ à 32,00 $
How to Apply:
Nous invitons les personnes intéressées à déposer leur candidature, avant le 16 février à 17 h, en suivant le lien suivant https://www.usherbrooke.ca/emplois/offre/no/06125
